Qué es Airtable, como funciona y como utilizarlo

Si estás buscando una herramienta que te ayude a organizar, gestionar y colaborar en tus proyectos, quizás hayas oído hablar de Airtable. Pero, ¿Qué es Airtable y cómo puedes usarlo para mejorar tu productividad y creatividad?

En este post te lo explicamos que es Airtable y porqué se ha convertido en la herramienta favorita de muchas personas dentro y fuera del mundo no-code.

¿Qué es Airtable?

¿Qué es Airtable? Airtable es una plataforma online que combina las características de una base de datos con las de una hoja de cálculo. Es decir, te permite crear y almacenar información de forma estructurada, pero también te ofrece la flexibilidad y la facilidad de uso de una hoja de cálculo.

Con Airtable puedes crear diferentes tipos de tablas, llamadas bases, donde puedes introducir datos de distintas categorías, como texto, números, imágenes, archivos, fechas, etc. Además, puedes relacionar los datos entre sí, crear vistas personalizadas, filtrar y ordenar la información, y añadir fórmulas y funciones.

Pero lo que hace a Airtable realmente especial es su capacidad para integrarse con otras aplicaciones y servicios online, como Gmail, Slack, Zapier, Mailchimp, etc. Así puedes automatizar procesos, sincronizar datos y crear flujos de trabajo más eficientes.

Usos de Airtable

Dentro de esta definición sobre qué es Airtable, me gustaría hablarte sobre los diferentes usos que se le pueden dar a la plataforma, ya que es una herramienta tan versátil que se adapta a diferentes necesidades y sectores. Algunos de los usos más comunes de Airtable son:

Almacenamiento de datos

Sin duda, el primer uso que vamos a detallar en este post sobre qué es Airtable. Tener la capacidad de crear una base de datos consistente relacional que permita navegar entre las diferentes tablas y crear relaciones entre objetos existentes.

Crear formularios

Hasta ahora, cuando creábamos proyectos que persistían la información en nuestra base de datos, necesitábamos la creación de lo que se conoce como CRUD. Es decir, necesitábamos programar todas las operaciones posibles que podían hacerse sobre una base de datos (Crear, leer, actualizar y borrar).

Por suerte, Airtable ha añadido lo que se conoce como Views (Vistas), que son funcionalidades que nos facilitan muchísimo el trabajo a la hora de gestionar la información.

Para añadir un formulario, tan solo tendremos que irnos a la página principal de nuestra base de datos y en la sección inferior izquierda encontraremos la vista de formulario.

Tras pulsar el botón de añadir, nos pedirá que definamos un nombre para ese formulario y nos saldrá una ventana donde podremos definir qué campos se mostrarán en el formulario para que rellene el usuario y cuales estarán ocultos

Por ejemplo, si queremos que el valor del campo «email» sea la concatenación del campo «Nombre» + @gmail.com ocultaremos el campo email .

Crear listados y filtros

Suponiendo que ya tenemos una base de datos creada con una serie de registros, podemos crear una galería en Airtable.

Esta galería es otra vista que nos permitirá explotar la información de nuestra tabla obteniéndola directamente de la base de datos y aplicando (si queremos) una serie de requisitos que servirán como filtros, por ejemplo, imagina que queremos ver los usuarios de nuestra base de datos cuyo estado sea «Validado».

Cada uno de los registros encontrados, se mostrara en formato tarjeta (Bastante sencillo e intuitivo) y se podrán definir cuales son los campos que se visualizan y cuales no.

Nota: La parte negativa es que las vistas de Airtable no son customizables a nivel de diseño.

Tablero Kanban

¿Conoces Trello? Pues esto básicamente es lo mismo, con Airtable podrás crear una vista que te permita tener un tabler Kanban para la división por columnas de tus registros según el criterio que elijas.

Es importante saber que para que esta vista funcione, tu tabla debe tener al menos una columna de tipo «Selección simple», por ejemplo, un campo «Estado» nos permitiría separar el tablero en «Activado», «Pendiente» y «Desactivado».

Calendario

Por último en esta definición de qué es Airtable, vamos a hablar de la vista de calendario.

Esta vista nos permitirá crear un calendario donde se mostrarán todos los registros de nuestra tabla. Estos registros utilizan un campo (columna) de tipo fecha, por lo que al igual que con Kanban es necesario tener al menos un campo de tipo «fecha» para poder hacer uso de la vista calendario.

Otras vistas

Hasta ahora, todo lo que hemos visto está pensado para una cuenta gratuita.

Si cuentas con una versión de pago de Airtable, verás que tienes desbloqueadas otras dos vistas:

• TimeLine: Nos permitirá crear una vista para la gestión de tiempos, muy útil para aquellos que utilizan Airtable en su día a día para gestionar un proyecto.
• Gannt: Del mismo modo nos permite realizar una planificación de una serie de tareas y descubrir las dependencias y bloqueos que pueden existir. También suele usarse para gestión de proyectos

Casos de uso

En el punto anterior, hemos hablado de los diferentes usos que tiene Airtable. A continuación, vamos a listar algunos de los casos de uso más frecuentes que tienen los usuarios.

• Gestión de proyectos: puedes crear bases para planificar y hacer seguimiento de tus proyectos, asignar tareas, establecer plazos, compartir archivos y comunicarte con tu equipo.
• Gestión de contenidos: puedes crear bases para organizar tu calendario editorial, gestionar tus redes sociales, hacer brainstorming de ideas, etc.
• Gestión de clientes: puedes crear bases para llevar un registro de tus clientes potenciales y actuales, gestionar tus ventas, enviar presupuestos y facturas, etc.
• Gestión de inventarios: puedes crear bases para controlar el stock de tus productos, gestionar tus pedidos, hacer seguimiento de tus proveedores, etc.
• Gestión de eventos: puedes crear bases para planificar y coordinar tus eventos, gestionar las inscripciones, enviar invitaciones y recordatorios, etc.

Estos son solo algunos ejemplos, pero las posibilidades son infinitas. Puedes usar Airtable para cualquier cosa que se te ocurra.

Como caso de uso real persona, ha sido utilizar Airtable como back-end de una aplicación creada en Softr llamada WeFoundy.

Automatizaciones en Airtable

Sin duda, otro aspecto realmente potente a tener en cuenta en la presentación de qué es Airtable es la posibilidad de crear en Airtable una herramienta completa gracias a sus automatizaciones.

Las automatizaciones, son procesos programados que ejecutarán una serie de tareas cuando se cumpla un evento previamente definido.

Puesto que se trata de una funcionalidad con muchísimo potencial, en el siguiente post puedes ver como crear automatizaciones en Airtable.

Conclusiones

Airtable es una herramienta muy potente que te permite crear bases de datos personalizadas y flexibles para gestionar cualquier tipo de información. Además, se integra con otras aplicaciones y servicios online para facilitarte el trabajo y la colaboración.

Esperamos que este post te haya servido para conocer mejor qué es Airtable y cómo puedes usarlo para mejorar tu productividad y creatividad. Si tienes alguna duda o comentario, no dudes en dejarnos un mensaje abajo.

En próximos post me gustaría hacer un tutorial acerca de cómo integrar Aritable con una web hecha en Carrd, hasta entonces, si te ha gustado este post no dudes en escribir un comentario.