Crear automatizaciones en Airtable – Tutorial paso a paso

En este tutorial, vamos a ver que son las automatizaciones en Airtable. Veremos los elementos que componen la automatización y un ejemplo práctico paso a paso.

¿Qué son las automatizaciones en Airtable y para qué sirven?

Para dar una definición formal de automatización, voy a utilizar la descripción de IBM sobre este concepto:

La automatización consiste en usar la tecnología para realizar tareas casi sin necesidad de las personas. Se puede implementar en cualquier sector en el que se lleven a cabo tareas repetitivas

En Airtable, utilizaremos la automatización para llevar a cabo tareas en momento puntuales que se repiten continuamente y que nos permitirá optimizar nuestro tiempo y reducir el esfuerzo que tenemos que invertir para dichas tareas.

Si estás interesado y/o familiarizado con el No Code, lo más probable es que hayas escuchado hablar de Zapier, que es otra herramienta que nos permite crear automatizaciones entre distintas plataformas.

Airtable dispone de una sección que nos permite crear las automatizaciones en nuestra base de datos cuando se den ciertas condiciones. La principal ventaja de utilizar esta herramienta de Airtable, es que nos ahorramos el uso de una herramienta de terceros para ejecutar acciones.

Estructura de una automatización en Airtable

Cuando hablamos de automatizaciones de Airtable, tenemos que tener en cuenta la estructura y/o los elementos que componen y que tenemos que configurar para cada una de ellas.

• Evento o trigger: Es el motivo por el cual se va a lanzar una automatización en Airtable. Por ejemplo, si queremos que se envíe un email cada vez que se inserta un registro en una tabla, el evento sería «Cuando se ha creado un registro».
• Acción: Será la operación que realicemos cuando se cumpla un evento. Según el ejemplo anterior la acción sería «Enviar un email»

• Acción condicional: En algunas ocasiones, necesitamos que se ejecute una acción solo cuando se cumplen ciertas condiciones. En las automatizaciones de Airtable podemos realizar dicha configuración y se ejecutará según el resultado del paso previo.

Tipos de triggers en Airtable

Cuando queremos crear una automatización en Airtable, lo primero que se debe configurar es cual será el evento que lanzará la ejecución. Dentro de Airtable, encontraremos los siguientes tipos de eventos:

• Eventos de Airtable: Serán todos aquellos que se lanzarán cuando ocurra un evento dentro de nuestra base de datos.
• Eventos de terceros: Se lanzarán cuando en una aplicación de terceros ocurra un evento, y la automatización se lanzará sobre nuestro workspace de Airtable.

Eventos propios de Airtable

Cuando hablamos de eventos propios, son los eventos que suceden dentro de nuestro espacio de trabajo de Airtable y que nos permiten crear automatizaciones. El listado es el siguiente:

• Cuando un registro cumpla ciertas condiciones: Se lanzará cuando un registro cumpla unas condiciones. Lo utilizaremos si por ejemplo, queremos interceptar cada vez que un registro de nuestra tabla cada vez que es de tipo «Amarillo».

• Cuando se envía un formulario: Existe una vista de tipo Formulario que nos permitirá en cuestión de segundos crear un formulario para que cualquier usuario pueda insertar datos en nuestra tabla. Este evento activará la automatización cuando el usuario pulse el botón «Enviar».
• Cuando se crea un registro: Cada vez que se inserte una fila en nuestra tabla se activará la automatización. La clave es entender que un usuario que no está registrado en nuestro Airtable, solo podrá insertar datos a través del formulario.
• Cuando se actualiza un registro: Cuando se modifica un registro existente en la base de datos, lanzará la automatización.
• Cuando un registro entra en una vista: Supón que queremos obtener solo los registros de una tabla «Coches» cuyo estado color es «Amarillo» y cada vez que un registro se inserta, lanzar un correo. Para ello, podemos utilizar el primer tipo de evento mencionado, o bien podemos crear una vista nueva y asignar un filtro por color que solo nos muestre dichos registros.

• Evento programable: Permite programar un evento cada cierto tiempo y que se repita cuantas veces queramos.
• Cuando se recibe un Webhook: Airtable nos crea una URL que escuchará llamadas y permitirá recibir parámetros.

Eventos de integración

Como te he comentado, podemos lanzar acciones en nuestro espacio de Airtable cuando suceda un evento fuera de la herramienta. No voy a profundizar ya que no es el objetivo del post.

El listado de eventos que podemos capturar desde Airtable es:

• Google calendar:
  • Cuando se crea un evento
  • Cuando se modifica un evento
  • Cuando se cancela un evento
• Google Forms
  • Cuando llega una nueva entrada
• Google sheets
  • Cuando se crea una fila
• Outlook email
  • Cuando llega un nuevo email
• Outlook calendar
  • Cuando se crea un evento
  • Cuando se modifica un evento

Tipos de acciones en Airtable

Del mismo modo que teníamos los triggers, encontramos las acciones que se ejecutarán cuando el trigger se activen y que podemos distinguir entre las que están dentro de Airtable y las integraciones.

Acciones propias de Airtable

Entre las propias de Airtable encontramos:

• Enviar un email: Nos permitirá enviar un email a una dirección de correo que tiene que ser la de nuestra cuenta de Airtable o bien de un colaborador del espacio de trabajo.
• Crear un registro: Podremos crear un registro en la tabla que queramos asignando valores dinámicos o estáticos.
• Actualizar un registro: Podremos modificar un registro en la tabla que queramos asignando valores dinámicos o estáticos.
• Encontrar registros: Si necesitamos utilizar lógica condicional, buscaríamos registros en nuestra base de datos. Por ejemplo, «ejecuta el envío de email si la búsqueda por ID en la tabla coches devuelve algún registro»
• Ejecutar un script: Esta opción es de pago, y nos permitiría ejecutar una «App» si la tuviesemos creada o bien añadir un código ejecutable.

Acciones de integración

Puesto que el post se está alargando y aún no hemos llegado a la parte del ejemplo, te dejo un enlace con todas las acciones disponibles en la automatización de Airtable.

Ejemplo de Automatización en Airtable – Envío de un correo electrónico al enviar un formulario

Si el otro día veíamos como crear identificadores únicos en Airtable, hoy quiero enseñarte a través de este sencillo ejemplo (ya que nuestro interés es comprender) como funcionan las automatizaciones en Airtable.

El objetivo será el siguiente: Cada vez que se inserte un registro en nuestra base de datos, se enviará un correo electrónico con la información.

Lo primero que debemos hacer es crear la automatización en nuestro espacio de trabajo, y para ello iremos a la parte derecha de la pantalla buscando la palabra «Automations».

Una vez ahí, nos abrirá un menú lateral donde nos mostrará las diferentes automatizaciones existentes y nos ofrecerá crear una nueva. Nosotros pulsaremos sobre «Crear una automatización customizada»

Configuración del trigger en automatización Airtable

Una vez aquí, tendremos que seleccionar cual es el trigger (evento) que disparará nuestra automatización.

Nos permitirá elegir entre los eventos disponibles dentro de Airtable, y si pulsamos el enlace «See all…» podremos ver todos los disponibles. Como hemos dicho, nosotros seleccionaremos el trigger que se lanzará cuando se crea un registro.

Automáticamente, en el menú lateral nos saldrá la configuración donde se nos pide la tabla sobre la que queremos aplicar la automatización.

Configuración de la acción en automatización Airtable

Una vez que hemos seleccionado la tabla, lo siguiente es ejecutar una acción, aquí seleccionaremos «Enviar un email», pero recuerda que según tus necesidades podrás elegir la que quieras

Del mismo modo que ocurre con el trigger, en el menú de configuración de la acción nos saldrán las opciones a configurar. Entre ellos están:

• Descripción: Por si queremos añadir una pequeña descripción que nos permita identificar la funcionalidad de la acción a simple vista en la automatización
• To: Dirección a la que enviaremos el email. Puede ser dinámico o estático (Cogiendo el correo electrónico).
• Subject: Asunto del correo electrónico
• Message: Cuerpo del mensaje que enviaremos cada vez que se lance el automatismo.

Verificar automatización en Airtable

Si todo ha funcionado correctamente, podremos dar en el botón «Generate a preview» que encontremos debajo de la configuración y nos mostrará un correo enviado con los datos de un registro de prueba.

Para que empiece a aplicar esta automatización tenemos que pulsar el botón de activación que encontraremos en la parte superior izquierda.

Por último, vamos a probar el automatismo, para ello, vamos a crearnos un formulario (Tipo de vista) y accederemos a la URL que Airtable nos genera.

Rellenamos los campos con datos y prueba y verificamos el correo:

Vamos a nuestro email, y verificamos que efectivamente hemos recibido el correo.

Por último, voy a la tabla de Coches para comprobar que se ha insertado correctamente.

Conclusiones

Como has podido ver, en este post hemos aprendido como crear una automatización en Airtable que nos permitirá eliminar procesos mecánicos y tediosos ahorrando tiempo y aumentando nuestra productividad.

Si te ha gustado o tienes alguna duda, escribe tu comentario y te responderé lo antes posible.