En este tutorial vamos a aprender cómo podemos comprobar con un flujo de Arengu si existe un registro en Airtable y debemos modificarlo, o por el contrario debemos crearlo nuevo cuando un usuario envía un formulario.
Concretamente vamos a comprobar cada vez que se envíe un formulario de nombre y email si existe la dirección de correo en nuestra base de datos, y según la casuística mostraremos un error o modificaremos el registro encontrado.
Esta funcionalidad es básica para prácticamente cualquier aplicación informática, y permitirá optimizar nuestra base de datos evitando problemas de duplicidad de información.
Requisitos previos
Antes de comenzar con el tutorial, estos son los requisitos necesarios para poder llevarlo a cabo. Si aún no los cumples, te recomiendo seguir el tutorial sobre cómo crear una integración entre Airtable y Arengu.
- Crear tabla en Airtable
- Crear formulario en Arengu
- Crear flujo en Arengu
Comprobar si existe registro en Airtable con Arengu
Ahora sí, vamos a seguir los siguientes pasos para poder comprobar la existencia de un registro antes de insertarlo de nuevo.
Modificación de flujo Arengu
Para poder realizar la comprobación en Arengu de la existencia de un registro es acceder a la sección de flujos y editar el que estimemos oportuno. En nuestro caso vamos a utilizar uno ya existente que realiza la inserción en Airtable
Añadir búsqueda de registros en Airtable en el flujo de Arengu
El primer paso es modificar el flujo de Arengu añadiendo una nueva acción llamada «List Records» y estará situada justo antes de insertar el registro.
Como en cualquier acción de Airtable, tendremos que configurar la conexión de Airtable, la base de datos que queremos utilizar y cuál es el nombre de la tabla sobre la que estamos realizando la búsqueda.
Además de la conexión de Airtable, tenemos que asignar un valor al campo ID ya que nos permitirá hacer referencia en los siguientes pasos del flujo.
Por otro lado, tenemos que añadir el filtro que queremos utilizar para buscar en Airtable y comprobar la existencia de un registro previo. En el ejemplo se puede observar que hemos relacionado el campo de Airtable «Email» con el valor que viene definido en el campo del formulario con el mismo nombre.
Comprobar longitud de resultados encontrados
Una vez que tenemos el listado de registros encontrados tenemos que añadir la condición que indicará lo que queremos hacer según la casuística.
Para ello, modificaremos el flujo de Arengu de nuevo y añadiremos una acción de tipo «If/then condition» dentro de la sección «Lógica» para que únicamente se inserte el registro si no existe ningún registro con dicho email.
Una vez añadimos la acción, tendremos que configurar la condición a cumplir, y cómo se observa en la imagen comprobaremos si la longitud de los registros encontrados en la acción «busquedaEmail» (ID que le hemos asignado a la acción «List records») es mayor que 0. Eso indicaría que se ha encontrado un registro con el email enviado por el usuario.
Añadir mensaje de error
Por último, y para simplificar este tutorial únicamente vamos a mostrar un mensaje de error si hemos encontrado un registro con el email en cuestión.
De nuevo añadiremos una acción al flujo, pero esta vez la añadiremos bajo la condición creada previamente y cuando el valor sea «true».
Para añadir la acción buscaremos «Error» en el buscador de acciones y añadiremos un mensaje de error dentro de la categoría «Lógica». Configuraremos el mensaje y guardaremos el flujo.
Verificar funcionamiento
Para poder verificar el funcionamiento, tendremos que insertar un email en el formulario que previamente exista en nuestra tabla de Airtable.
Ahora, vamos a ir al formulario y vamos a añadir un nuevo registro utilizando un email existente en la base de datos. Si todo funciona correctamente nos mostrará el mensaje de error definido en el paso anterior.
Conclusiones
Como has podido ver, hemos aprendido a consultar desde el flujo de Arengu si existe un registro en Airtable con la información aportada por el usuario en el formulario y como mostrar un mensaje de error.
En otro tutorial, para darle una vuelta de tuerca a la herramienta, aprenderemos a modificar un registro existente desde el flujo de Arengu.
Si te ha gustado, me ayudaría muchísimo que compartieses en tus redes. ¡Muchas gracias!
1 comentario en «Comprobar si existe registro en Airtable antes de insertar con Arengu»